Privacybeleid van vzw Sint-Annendael Grauwzusters voor de website

Versie 3.0 gewijzigd op 28 augustus 2020

Vzw Sint-Annendael Grauwzusters hecht bijzondere waarde aan het beschermen van jouw privacy en het ontwikkelen van technologie die jou de meest geavanceerde en veilige online-ervaring geeft. Wij vinden het belangrijk om jou als bezoeker van onze website te informeren op welke manier wij met jouw gegevens omgaan.

Daarom krijg je in dit document in duidelijke taal antwoord op volgende vragen:

• Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
• Wanneer verwerken we welke persoonsgegevens van jou, waarom doen we dit, op welke basis mogen we dit en hoelang bewaren we ze?
• Wat als ik een klacht uit op de Facebook-pagina van vzw Sint-Annendael Grauwzusters of via Messenger een privé-bericht stuur?
• Welke zijn jouw rechten?
• Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens en worden persoonsgegevens internationaal doorgegeven?
• Wat zijn cookies en welke cookies gebruikt vzw Sint-Annendael Grauwzusters?
• Op welke manier beschermen wij jouw persoonsgegevens?
• Wie contacteer je in geval van vragen i.v.m. deze privacy policy?
• Wat betekenen een aantal belangrijke begrippen in deze policy?
• Wijzigingen van de privacy policy

---

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Voor de verwerking van persoonsgegevens die via deze website verzameld worden, is vzw Sint-Annendael Grauwzusters de verwerkingsverantwoordelijke. Indien je vragen hebt bij de verwerking van persoonsgegevens kan je ons contacteren via:

• Vzw Sint-Annendael Grauwzusters
• Per brief: Vestenstraat 1, 3290 Diest
• Telefoon: 013/38.05.11
• E-mail: DPO@sad.be

Onze gegevensbeschermingsfunctionaris kan je bereiken via DPO@sad.be.

Vzw Sint-Annendael Grauwzusters heeft een Facebook-pagina en voor de verwerkingen van persoonsgegevens voor statistieken op deze pagina, is Facebook gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke. Meer informatie over de manier waarop de verantwoordelijkheden verdeeld zijn, vind je op www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum.

---

Wanneer verwerken wij persoonsgegevens van jou, waarom doen we dit, op welke basis mogen we dit en hoelang bewaren we de gegevens?

Hieronder vind je een lijst van manieren waarop wij persoonsgegevens verwerken. Per doel worden de categorieën van persoonsgegevens vermeld. Voor elke verwerking hebben wij een wettelijke basis en jouw persoonsgegevens worden door ons niet langer bewaard dan nodig voor het doel.

---

Wat als ik een klacht uit op de Facebook-pagina van vzw Sint-Annendael Grauwzusters (SAD) of een chatbericht stuur naar SAD?

Indien je van onze Fabebook-pagina gebruik maakt om een klacht te uiten of indien je ons contacteert via een chatbericht, weet dan dat op dat moment zowel jij als SAD gebruiker worden van de diensten van Facebook en dat SAD geen controle heeft over de manier waarop Facbook de persoonsgegevens die op deze manier gedeeld worden, gebruikt en verwerkt.

Indien je hierover meer informatie wenst, verwijzen wij expliciet naar het privacy beleid van Facebook: www.facebook.com/privacy/explanation.

---

Welke zijn jouw rechten?

Je hebt het recht om je gegevens niet met ons te delen. Dit kan perfect als je alleen een bezoek brengt aan onze website, doch niet als je verder van onze diensten wenst gebruikt te maken, anders kunnen wij onmogelijk ons deel van de overeenkomst uitvoeren.

Als je gegevens met ons deelt, heb je als betrokkene een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze worden hieronder beschreven. Ze mogen echter niet in strijd zijn met de rechten en verplichten van andere betrokkenen.

Recht	Omschrijving
Recht op informatie	Dit recht wordt beschreven in dit document
Recht op toegang	Je kan steeds aan DPO@sad.be een verzoek richten om al de door ons opgeslagen gegeven in te kijken of hier een uitdruk van te verkrijgen in een leesbaar formaat. Wanneer je deze informatie opvraagt zal naam organisatie deze voorzien van alle noodzakelijke informatie zoals: de verwerkingen, de bewaartermijn, de wettelijke basis voor verwerking en de ontvangers. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou om een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en rijksregisternummer) Dit ter bescherming van uw privacy. Deze informatie zal jou binnen de maand worden toegestuurd of binnen de maand zal je uitgenodigd worden om deze informatie te consulteren in de kantoren van naam organisatie
Recht op rechtzetting	Je hebt het recht om elk persoonsgegeven dat wij van jou verwerken te laten aanpassen wanneer je weet of vermoed dat dit niet correct is. Wij zullen dit zo snel mogelijk aanpassen.
Recht op verwijdering	Wanneer je niet meer wenst dat wij jouw persoonlijke gegevens verwerken, kan je door middel van e-mail naar DPO@sad.be aanvragen om deze gegevens te verwijderen uit onze de bestanden/databases. Dit recht is echter geen absoluut recht en je dient er rekening mee te houden dat andere wetgeving dit recht kan beperken. Je kan bijvoorbeeld geen verwijdering vragen van gegevens waarop een wettelijke bewaartermijn werd vastgelegd en deze bewaartermijn nog niet werd bereikt. Verder kan je geen verwijdering vragen van gegevens waar wij een bewaartermijn hebben gedefinieerd zolang deze bewaartermijn niet werd bereikt. Alle persoonlijke gegevens die wij van jou verwerken op basis van ‘toestemming’ kan je echter onmiddellijk laten verwijderen wanneer je de toestemming intrekt. Dit kan op eenvoudig verzoek door middel van een e-mail naar: DPO@sad.be Wij hebben echter een ‘gerechtvaardigd belang’ om geen enkel gegeven te verwijderen wanneer er geschillen lopen bv. een rechtszaak of andere discussie loopt die wettelijke gevolgen kan hebben. Dit betekent dat zolang dergelijke activiteiten lopen, wij geen gegevens kunnen verwijderen.
Recht op bezwaar	Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen elke verwerking van jouw persoonsgegevens waarvoor wij een gerechtvaardigd belang menen te hebben. De verwerking van desbetreffende persoonsgegevens wordt gestaakt, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor deze verwerking aanvoeren die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of indien deze persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering
Recht op de beperking van een verwerking	Wanneer je het niet eens bent met één of meer van de verwerkingen die wij met jouw gegevens uitvoeren, kan je hier een beperking op inroepen. Dit kan gebeuren bij eenvoudige vraag per e-mail naar DPO@sad.be Wij gaan jouw gegevens dan niet langer verwerken tot alles uitgeklaard is.
Recht op overdracht van jouw gegevens naar een andere vergelijkbare organisatie	Wanneer je wenst naar een andere vergelijkbare organisatie over te stappen, kan je ons vragen via DPO@sad.be om de door jou aangebrachte gegevens in een digitaal formaat aan te leveren.
Recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit	Wanneer je vermoed of denkt te weten dat wij onzorgvuldig met jouw persoonlijke gegevens omgaat of de hierboven beschreven rechten niet respecteert, dan kan je hierover een klacht indienen bij de bevoegde Belgische Autoriteit op het volgende adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, klachtendienst, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

 

---

Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens en worden persoonsgegevens internationaal doorgegeven?

Intern

Binnen vzw Sint-Annendael Grauwzusters hebben alleen de daartoe gemachtigde personeelsleden en de personen die vzw Sint-Annendael Grauwzusters aanwijst, toegang tot jouw persoonsgegevens. Dit zijn alleen die personen die voor de correcte uitvoering van hun functie of voor de behoeften van de dienst, toegang nodig hebben.

Extern

Voor bepaalde verwerkingen doen wij een beroep op andere partijen. De online-sollicitatie gebeurt bijvoorbeeld me de hulp van een tool HR Organizer. We hebben met deze partijen een verwerkersovereenkomst afgesloten om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens ook door hen op een veilige en op vertrouwelijke wijze worden verwerkt. De verwerkersovereenkomst garandeert passende technologische en organisatorische beschermingsmaatregelen. Jouw persoonsgegevens zijn bij hen bijgevolg in goede handen.

Buiten de in dit privacy beleid beschreven situaties zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden worden overgemaakt zonder uw voorafgaande toestemming. Dus alleen als we daar wettelijk toe verplicht zijn of indien dit in onze overeenkomst werd afgesproken worden jouw persoonsgegevens doorgegeven aan derden. In geen geval zullen zij worden verkocht, verhuurd of ter beschikking gesteld aan derden zonder uw voorafgaande toestemming.

Internationaal

Jouw persoonsgegevens worden door ons of onze verwerkers niet doorgegevens aan partners in landen buiten de EER, tenzij de nodige waarborgen werden voorzien.

Indien je analytische cookies aanvaardt, is het privacy beleid van Google Analytics en Google Tagmanager van toepassing. Google is aangesloten bij het Privacy Shield in de Verenigde Staten en biedt bijgevolg een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens.

---

Wat zijn cookies? Welke cookies gebruikt vzw Sint-Annendael Grauwzusters?

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoek aan websites op jouw computer bewaard worden. Sommige cookies verzamelen persoonsgegevens.

In onze cookie policy wordt er duidelijk omschreven welke cookies vzw Sint-Annendael Grauwzusters gebruikt en waarom.

---

Op welke manier beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Aangezien vzw Sint-Annendael Grauwzusters zich inzet voor de bescherming van jouw privacy, stellen wij alles in het werk om jouw persoonsgegevens op een adequate manier te beveiligen. Wij hebben alle passende fysische, elektronische en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te beveiligen en te beschermen tegen een mogelijke gegevensinbreuk.

---

Wie contacteer je in geval van vragen met betrekking tot de policy?

Indien je vragen hebt met betrekking tot deze privacy policy of de uitoefening van je rechten in dit kader, kan je contact opnemen met DPO@sad.be.

---

Wat betekenen een aantal belangrijke begrippen in dit document?

We hebben getracht om een zo duidelijk mogelijk taal te gebruiken in dit document. Misschien zijn er toch een aantal begrippen waar je liever wat meer uitleg over wenst. Daarom volgt hier een lijstje met een aantal typische begrippen uit de privacywetgeving.

Indien er toch nog iets onduidelijk is. Stuur ons dan een mail en we zullen met veel plezier jouw vragen beantwoorden. (DPO@sad.be)

• AVG: de Algemene Verordening voor Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens in werking op 25 mei 2018. (Ook wel GDPR – General Data Protection Regulation genoemd)
• Persoonsgegevens: dit is alle informatie die direct (naam, adres, klantennummer, e-mail, geboortedatum, ...) of indirect (IP-adres, nummerplaat auto…) kan leiden tot een identificeerbaar persoon.
• Sensitieve persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie van ene persoon of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
• Verwerken van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
• Cookies: dit zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoek aan websites op jouw computer kunnen bewaard worden. Door middel van deze cookies kunnen persoonsgegevens worden opgeslagen
• Verwerkingsverantwoordelijke: vzw Sint-Annendael Grauwzusters
• Gegevensinbreuk: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens;
• Verwerker: een partner die in opdracht van vzw Sint-Annendael Grauwzusters persoonsgegevens verwerkt.
• Verwerkersovereenkomst: een specifieke overeenkomst tussen de verwerker en de vzw Sint-Annendael Grauwzusters waarbij vzw Sint-Annendael Grauwzusters bepaalt en beperkt welke gegevens voor welke doeleinden mogen verwerkt worden en waarin de verwerker de nodige garanties biedt met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens volgens de Belgische privacywetgeving en de Europese Verordening van Persoonsgegevensbescherming en alle uitvoeringsbesluiten.
• Wettelijke bewaartermijn: we bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we ze gebruiken en niet langer dan strikt nodig is om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. De uiteindelijke bewaarperiode zal dus steeds afhangen van de van toepassing zijnde wetgeving en het respectievelijke doel waarvoor jouw gegevens verwerkt worden.

---

Wijziging privacy policy

Vzw Sint-Annendael Grauwzusters houdt zich het recht voor om dit privacy en cookiebeleid te updaten. Het is daarom belangrijk dat je steeds de recentste versie raadpleegt door te klikken op de link onderaan elke webpagina.